Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam (Validation List) v zošitoch MS Excel

Väčšina ľudí v kancelárii a na iných pracoviskách ich udržiava Tabuľky Excelu na sledovať určité záznamy a zadávanie údajov. Niekedy potrebujeme aj zdieľané zošity. V každom prípade je veľmi ťažké krížovo skontrolovať záznamy a overiť ich správnosť (najmä v prípade veľkého množstva údajov).

Namiesto obáv o chyby by bolo dobré vytvoriť zošit alebo hárky takým spôsobom, aby automaticky overoval záznamy a obmedzoval používateľa na nesprávne zadávanie údajov. To je presne to, čo Overovanie dátnástroj, pod údaje záložka v MS Excel vám pomôže.

A dnes sa pozrieme na jednu z jeho funkcií, kde môžete vytvorte rozbaľovaciu ponuku pre ľubovoľnú bunku, riadok alebo stĺpec a obmedzte vstup bunky na údaje zo zoznamu. To tiež znamená, že používateľ nikdy nebude schopný urobiť chybu.

Kroky na vytvorenie rozbaľovacieho zoznamu

Krok 1: Vyberte bunku, riadok alebo stĺpec, v ktorom chcete vytvoriť validačný zoznam alebo rozbaľovací zoznam. V mojom príklade som vybral stĺpec č a, Užívateľ musí zadať hodnoty, na ktoré je stĺpec E obmedzený.

Krok 2: Prejdite na údaje kartu a hľadať Overovanie dát nástroj pod Dátové nástroje oddiel. Kliknite na túto ikonu a vyberte položku Overovanie dátzačať s.

Krok 3: V zobrazenom dialógovom okne vyberte položku zoznamz dovoliť Zoznam ropných produktov umiestnených pod nastavenie tab.

Krok 4: Ďalej budete musieť zadať zdroj t. j. hodnoty, ktoré sú súčasťou zoznamu alebo hodnoty, ktoré je možné vybrať alebo zadať. Môžete ich priamo zadať do zdroj textové pole (oddelené čiarkami).

alternatívne, môžete vybrať rozsah buniek z aktuálneho hárka v zošite a hodnoty týchto buniek sa budú považovať za zoznam. Ak však chcete ísť s touto možnosťou, budete musieť pripraviť zoznam ešte pred krokom 1.

Poznámka: vedenie Rozbaľovacia ponuka v bunke zaškrtnuté zobrazí rozbaľovaciu ponuku v zošite. Inak iba validácia funguje, zatiaľ čo užívateľ musí zadávať hodnoty.

Týmto sa vytvorí rozbaľovacia ponuka a je pripravená na použitie. Užívateľ si môže vybrať ľubovoľnú hodnotu zo zoznamu. A krása spočíva v tom, že znižuje toľko úsilia pri písaní rukou.

Ak sa však používateľ pokúsi zadať hodnoty (manuálnym zadaním), ktoré netvoria súčasť validačného zoznamu, zobrazí sa výzva na chybovú správu.

záver

Toto je iba jedna z metód na overenie platnosti údajov. Tento nástroj má ešte väčší potenciál, ako si dokážete predstaviť. O ďalších jeho vlastnostiach budeme hovoriť v blízkej budúcnosti. Dovtedy použite rozbaľovaciu ponuku a dajte nám vedieť o svojich skúsenostiach.

Chceli by ste vidieť viac takýchto sprievodcov? Zrušte svoje komentáre!