Ako sledovať zmeny a používať komentáre v zdieľanom dokumente MS Word

V kancelárii niekedy potrebujeme vytvoriť zdieľaný dokument viz. jeden dokument, ktorý má používať viac ľudí. V takom prípade je tiež zrejmé, že privilegovaní budú robiť zmeny dokumentu; a občas vykonať zmeny, ktoré ostatní nevedia zistiť.

Preto je vhodné sledovať úpravy vykonané v zdieľanom dokumente. Základným spôsobom je pridať komentár po vykonaní zmeny alebo upozorniť spolupracovníkov po vykonaní úpravy. To však nie je vždy príliš pohodlné, najmä ak ide o veľký dokument. Našťastie, MS Word tu má chrbát.

MS Word poskytuje dva vynikajúce nástroje s názvom komentár a Sledovanie zmien pod jeho Preskúmanie tab. Aj keď som videl, ako ich používa len veľmi málo ľudí, tí, ktorí používajú, vedia, aké ľahké veci môžu získať, keď sa zmocníte týchto dvoch vynikajúcich funkcií. A dnes vás prevedieme základmi ich precvičovania.

Použitie komentárov v MS Word

Táto funkcia vám pomôže informovať ostatných používateľov (tých, ktorí majú prístup k dokumentu) o vašej spätnej väzbe alebo návrhoch na určité veci. Napríklad vyberte nejaký text (ako to robím vo svojom článku) a stlačte Nový komentárikona. Berte na vedomie štítok (S1) a zodpovedajúci komentár, ktorý bol k nemu pridaný v ľavej časti okna.

Teraz, keď ostatní používatelia otvoria dokument, môžu si zobraziť komentár, prijať vaše pripomienky alebo zanechať vlastné komentáre. Z nástrojov na pásky môžete deletekomentáre alebo dokonca skočiť na Predchádzajúci Nasledujúci comment.

Použitie sledovania zmien v MS Word na sledovanie úprav dokumentov

Ako už názov napovedá, táto sada vám pomôže sledovanie zmien ktoré sa nachádzajú v dokumente. V okamihu, keď zasiahnete Sledovanie zmien, všetko, čo napíšete, sa objaví načerveno a bude podčiarknuté. A všetko, čo odstránite, sa dostane prerazil (ako je tento), a nie na jeho odstránenie.

zvislá čiara vľavo sa tiahne celou dĺžkou, ktorá obsahuje akékoľvek zmeny. Spolu s tým Prebieha kontrola podokna (dá sa vyvolať z pásky) zobrazí podrobnosti o vykonaných zmenách. Týmto spôsobom bude mať majiteľ dôkladnú znalosť úprav, ktoré boli vykonané v dokumente.

Tieto zmeny môžu byť teraz prijaté alebo zamietnuté výberom možnosti pravým tlačidlom myši.

Okrem toho si môžete zvoliť revíziu v systéme Windows balónový formát (obrázok nižšie) alebo skontrolovať rôzne revízie dokumentu (možnosti prepínania v rozbaľovacej ponuke hovoria Konečné zobrazenie značky; zobrazené na prvom obrázku).

Existuje mnoho ďalších aktivít týkajúcich sa formátovania a zmeny farieb, ktoré môžete dodržiavať. A určite tieto možnosti preskúmate, keď zvládnete základy.

záver

Cieľom tohto článku bolo pokryť základné informácie, ktoré vám pomôžu začať s týmito dvoma úžasnými nástrojmi v MS Word. Ak ste ich už predtým použili, možno budete chcieť zdieľať niekoľko trikov a tipov, o ktorých viete, s našimi ďalšími čitateľmi. Pre tých, ktorí sa chystajú začať, povedzte nám o svojich skúsenostiach s jeho prvým použitím.